PejuangKantoran.com - JTI adalah kependekan dari Japan Tobacco International, divisi tembakau dan vaping internasional dari Japan Tobacco Inc, perusahaan tembakau terkemuka di Jepang. Mereka membuat beberapa merek paling terkenal di dunia, termasuk Winston, Mevius, Camel, dan LD.
Saat ini JTI Indonesia membuka lowongan kerja Executive Assistant (Bakalan).
Deskripsi Pekerjaan
Executive Assistant membantu Factory Lead dan mewakili dalam interaksi dengan pihak internal dan eksternal serta pemangku kepentingan.
Executive Assistant akan melakukan tugas administratif termasuk, namun tidak terbatas, pada manajemen jadwal dan dokumen, serta berhubungan dengan departemen lain dan pihak eksternal.
Baca Juga: Lowongan Kerja Lead Data Engineer di PT BFI Finance Indonesia Tbk
Area Tanggung Jawab Utama
Pengaturan Rapat
• Mengkoordinasikan rapat Factory Lead, wawancara, dan janji temu lainnya. Memastikan semua materi rapat yang diperlukan tersedia dan disiapkan tepat waktu sebelum rapat dan persiapan logistik untuk rapat.
• Mengatur pertemuan departemen dan pertemuan tamu regional atau global.
• Mengedarkan dokumen yang membutuhkan persetujuan dari Factory Lead.
• Mempertahankan sistem pengarsipan up-to-date untuk referensi mudah.
Pengaturan perjalanan: Mengelola pengaturan perjalanan (hotel, transportasi, visa) dan bantuan administrasi pribadi lainnya untuk Factory Lead.
Pengeluaran: Mempersiapkan biaya Factory Lead untuk penggantian.
Izin ekspatriat: Mengkoordinasikan izin kerja ekspatriat dengan People & Culture (HR) dan layanan lain yang terkait dengan manajemen keluarga ekspatriat.
Manajemen Hubungan Lintas Fungsi: Membangun dan memelihara hubungan kerja yang efektif dengan semua kolega dari lintas fungsi dan departemen lain, serta dengan Asisten Admin departemen lain di pasar.
Proyek: Berpartisipasi atau memimpin dalam proyek terkait GSC seperti yang ditugaskan oleh Factory Lead.