Pejuangkantoran.com – Memberikan janji kepada klien itu wajib diikuti dengan follow through, bukan sekadar follow up apalagi PHP. Ini karena follow through pada intinya mengawal janji kepada klien hingga tuntas, apa yang dijanjikan tercapai dengan baik.
Dan, dalam follow through ada langkah-langkah taktis yang urutannya bisa kamu lakukan, seperti berikut:
- Pastikan dulu apa yang kamu janjikan
Pastikan kamu tahu apa outcome-nya, apa yang harus diselesaikan.
Tanyakan pada diri sendiri:
- Apa yang sebenarnya diminta klien?
- Apa outcome yang diharapkan?
- Apa yang menjadi tanggung jawab saya?
- Apa yang membutuhkan pihak lain?
- Kapan harus selesai?
Misal, ketika klien meminta kepastian kapan dokumen kontrak dapat diterima, maka outcome-nya bukan sekadar "Saya sudah tanyakan ke legal", tetapi klien memperoleh kepastian mengenai status/waktu dokumen.
Baca Juga: Ketika Sudah Memberi Komitmen Kepada Klien, Sebaiknya Diikuti dengan Follow Up Atau Follow Through?
- Nyatakan komitmen secara spesifik
Berikan komitmen yang spesifik. Misal dari kasus di atas: "Saya akan koordinasikan dengan tim legal hari ini dan saya akan memberikan update kepada Bapak paling lambat besok pukul 15.00."
Jadi, ada tiga elemen, yaitu action, deadline, dan communication commitment. Dengan begitu, follow through dapat diukur.
- Catat komitmen tersebut
Dokumentasi itu penting, oleh karena itu setelah percakapan, segera catat:
- permintaan klien;
- tindakan yang harus dilakukan;
- siapa yang harus dilibatkan;
- deadline;
- kapan harus memberikan update;
- outcome yang diharapkan.
Ini penting karena follow through gagal bukan selalu karena orang tidak peduli, tetapi karena komitmen tidak dikelola.
Baca Juga: 8 Kunci Menjaga Hubungan Bisnis dengan Klien Tetap Erat dan Berkembang dalam Jangka Panjang
- Ambil tindakan pertama secepatnya
Jangan menunggu deadline untuk mulai bergerak. Dalam kasus di atas, segera hubungi bagian Legal, Operations, Credit, Finance, atau pihak lain yang diperlukan.
Misal:
10.00 — menerima permintaan klien
10.15 — menghubungi Operations
11.00 — mendapatkan status awal
11.15 — meminta estimasi penyelesaian