Ini adalah bagian dari execution.
- Jangan hanya "pass the ball"
Ini bagian yang sangat penting. Ketika kamu sudah meneruskan permintaan kepada unit lain, jangan beranggapan bahwa tugas kamu sudah selesai, karena itu baru handover. Follow-through artinya kamu tetap mengetahui siapa yang menangani, kemudian statusnya apa, pakaha ada kendala, dan kapan selesai.
Ini bukan berarti kamu harus mengerjakan semua sendiri, namun kamu wajib mengawal komitmen yang kamu buat kepada klien.
- Lakukan follow-up kepada pihak yang mengerjakan
Di sinilah follow up menjadi alat untuk melakukan follow through. Misalnya, ketika kamu menanyakan status permintaan klien kepada bagian yang terkait, jangan hanya menerima jawaban "Masih diproses."
Kamu wajib mencari dan memastikan tahu:
- apa yang sudah selesai;
- apa yang belum;
- apa hambatannya;
- siapa yang perlu melakukan tindakan berikutnya;
- kapan diperkirakan selesai.
Dengan demikian, follow up-mu menghasilkan informasi yang bisa ditindaklanjuti.
Baca Juga: Hindari 3 Kalimat Berikut Ini Saat Negosiasi Agar Posisimu Kuat di Depan Klien!
- Jika ada hambatan, jangan menghilang
Ini salah satu ujian sebenarnya dari follow-through. Misalnya ternyata proses terlambat, maka jangan menunggu klien bertanya. Segera hubungi klien.
Jelaskan kepada klien apa permasalahannya, lalu sampaikan apa Solusi yang akan kamu lakukan, lalu sampaikan revisi ekspektasi klien, dan segera berikan update dengan waktu yang pasti dan tidak terlalu lama.
Langkah ini jauh lebih profesional daripada diam sampai klien mengejar.
- Tetap menjadi "single point of contact"
Jika klien berhubungan dengan kamu, sebisa mungkin jangan membuat klien harus mengejar banyak orang di dalam perusahaanmu. Misal, hirarkinya: klien ke kamu, lalu kamu bagian Operations, bagian bagian Operation ke Legal dan Finance.
Salah ketika kamu menyampaikan ke klien seperti ini: "Silakan hubungi Operations." Kecuali memang proses perusahaan mengharuskan demikian.
Inilah salah satu nilai penting relationship management: kamu menjadi orang yang membantu klien menavigasi organisasi.
Baca Juga: 10 Keterampilan Wajib Seorang Relation Manager Agar Tidak Blunder
- Pastikan outcome benar-benar terjadi
Ini titik yang membedakan follow-up dengan follow-through. Jangan berhenti ketika kamu mendapat informasi bahwa permintaan sudah diproses. Pastikan bahwa apa yang dijanjikan kepada klien sudah benar-benar terjadi.