- Rekam Rapat
Merekam rapat adalah langkah yang cerdas. Dengan rekaman ini, kamu bisa membuat transkrip berkualitas tinggi, ringkasan rapat, dan catatan.
Ini akan membantu kamu menulis ringkasan rapat dengan lebih efisien. Dengan cara ini kamu tidak akan melewatkan keputusan penting apa pun yang diambil selama rapat.
- Soroti Keputusan Penting dan Tugas yang Diberikan
Catat dan tandai keputusan-keputusan penting dalam rapat dan apa saja tindakan-tindakannya. Lakukan ini agar keputusan penting tersebut dilaksanakan dengan benar.
Ingatlah untuk juga mencatat tugas dan tenggat waktu yang diberikan kepada individu tertentu selama rapat (terutama selama pemeriksaan mingguan).
Baca Juga: Cara Mengatasi Rasa Takut Bertanya Saat Meeting (Tenang, Karyawan Senior pun Banyak yang Mengalami!)
- Sertakan Pengingat Tanggal Rapat Berikutnya
Ringkasan rapat yang baik akan menyertakan tanggal dan waktu pertemuan berikutnya. Ini berfungsi sebagai pengingat dan membantu semua orang tetap terorganisir dan siap.
Bagikan ringkasan rapat paling lambat 1 x 24 setelah rapat usai. Setelah itu, tindak lanjuti dari hasil rapat tersebut ketika sudah akan tiba di jadwal rapat berikutnya.
Tindak lanjut ini kamu kerjalan saat 66% menuju tenggat waktu berikutnya tiba. Hal ini bisa membuatmu on track seperti rencana. Di saat yang sama, ada baiknya kamu mengirimkan undangan rapat berikutnya sebagai pengingat.
- Melampirkan Dokumen Pendukung
Ingatlah untuk melampirkan dokumen pendukung yang relevan pada pertemuan tersebut. Dokumen-dokumen ini dapat berupa email, komunikasi klien, kontrak, innstruksi projek, artikel atau blog terkait.
Dengan adanya dokumen-dokumen pendukung di atas, akan membantu peserta rapat untuk mengingat detail dan mengetahui informasi penting dengan lebih mudah.
Baca Juga: Cara Lebih Baik untuk Memanfaatkan Rehat Meeting Saat Rapat Maraton
- Atur, Periksa, dan Koreksi Ringkasanmu
Agar terhindar dari kesalahan dalam ringkasan rapat yang kamu buat, penting untuk memriksa kembali dengan cermat ringkasan tersebut, dan mengoreksinya jika ada kesalahan, sebelum kamu bagikan kepada tim.
Hapus detail yang tidak perlu. Untuk melakukannya dengan cepat, kamu dapat meneruskan ringkasan melalui alat peringkasan AI seperti Editpad, Text Summarizer, Wordtune, atau Resoomer.