Manajemen Risiko dalam Penyelenggaraan Acara Jadi Prioritas Event Organizer

PejuangKantoran.com - Industri penyelenggaraan event tengah menghadapi tantangan berat. Berbagai tragedi dan insiden di sejumlah event belakangan ini, membuat penyelenggaraan acara, kapabilitas dan kesiapan event organizer menjadi sorotan. Manajemen risiko dalam penyelenggaran acara lantas dipertanyakan.

Tragedi Kanjuruhan di Malang, tragedi Itaewon di Korea Selatan, serta insiden festival musik Berdendang Bergoyang di Istora Senayan, dan konser NCT 127 di ICE BSD, yang terpaksa dibubarkan akibat kekisruhan di antara penonton, mendesak para pelaku industri event organizer untuk sigap merespons dinamika pasar. Khususnya, penerapan manajemen risiko dalam penyelenggaran acara.

Baca Juga: Lowongan Internship di Bank Jago buat Mahasiswa dan Lulusan Baru, Yuk Jangan Ketinggalan!

“Mereka harus lebih bersikap hati-hati dan teliti dalam menerapkan manajemen massa, terutama untuk penyelenggaraan acara yang melibatkan khalayak dalam jumlah besar,” ujar Manager Program S1 Event, Universitas Prasetiya Mulya, Hanesman Alkhair, dalam siaran pers yang diterima PejuangKantoran.com.

Salah satu faktor munculnya insiden pada sejumlah perhelatan adalah tingginya antusiasme masyarakat untuk mendatangi keramaian. Situasi pandemi telah membentuk kebiasaan manusia baru, yang kemudian membentuk karakteristik massa yang baru pula. Kedua faktor tersebut membuat penyelenggara event harus melakukan berbagai penyesuaian.

“Event organizer harus bisa mengantisipasi hal ini dengan membuat skenario pengaturan massa yang sesuai standar dan detail,” tegasnya.

Baca Juga: Julius Emilio Bergabung di Paper.id sebagai Chief Commercial Officer

Dalam skenario itu, manajemen risiko harus dipersiapkan dengan matang. Dua hal penting dalam manajemen risiko penyelenggaraan acara yang harus jadi prioritas adalah:

1. Antisipasi atas munculnya density alias kepadatan massa. “Hal ini merupakan titik kritis yang bisa membuat sebuah acara menjadi tidak kondusif, sehingga perlu diantisipasi oleh seluruh stakeholders acara seperti event organizer, aparat keamanan, dan sebagainya,” kata Hanes.

Untuk mencegah timbulnya density, para stakeholders sebuah event perlu membuat alur pergerakan pengunjung. Misalnya, pemisahan antrean, penyekatan area penonton, dan menempatkan lebih banyak petugas keamanan di titik-titik yang rawan terjadi kepadatan.

Baca Juga: Metode 50/30/20, Trik Mengatur Keuangan Paling Mudah Dijalani

2. Risiko sudden movement. Pergerakan tiba-tiba dalam kelompok massa biasanya terjadi ketika ada sesuatu yang menarik perhatian. Misalnya turunnya hujan, kericuhan di satu titik, atau seperti kejadian di Itaewon, di mana sekelompok massa tiba-tiba bergerak setelah beredar info ada artis di salah satu kafe di Itaewon.

“Pergerakan tiba-tiba itu bisa menimbulkan kepadatan. Dengan karakteristik masyarakat yang perhatiannya cenderung tersedot pada gadget, situasi ini bisa menimbulkan risiko kepanikan ketika terjadi desak-desakan dan dorong-dorongan,” ujar Hanes. Kondisi ini menjadi berbahaya karena massa yang tidak siap akan terimpit dan kesulitan untuk keluar dari situasi itu.

Para stakeholders perlu menyesuaikan berbagai aspek dalam penyelenggaraan acara, terutama soal manajemen massa, tren, preferensi, dan behavior masyarakat selepas pandemi. Tak terkecuali manajemen risiko dalam penyelenggaraan acara itu sendiri.