Pejuangkantoran.com – Email, sebagaimana surat konvensional, saat ini menjadi dokumen resmi perusahaan. Dokumen yang bisa menunjukkan komunikasi yang terjadi, entah terkait dengan kontrak, konfirmasi, peringatan, dan sebagainya.
Tak beda dari surat konvensional, email pun tak bebas dari kesalahan. Yang paling umum dijumpai adalah, banyak orang yang tidak mengetahui cara menulis email secara efektif untuk mendapatkan hasil yang mereka inginkan.
Menurut Alice Josephson, seorang penulis bisnis dari Academized, dalam laman microsoft.com, meskipun menulis email itu tampak sederhana, namun jika ada kesalahan, akibat dari kesalahan terasa agak menakutkan.
Dampak yang bisa terjadi adalah miskomunikasi, kesan yang salah dari calon pelanggan terhadap bisnis kamu, dan bahkan mungkin menyinggung perasaan klien.
Ini semuanya risiko nyata yang dapat terjadi jika kamumengabaikan menulis konten dengan benar dan memeriksanya secara menyeluruh.
Berikut adalah tips dan alat untuk membantu kamu memanfaatkan email sebaik-baiknya.
Baca Juga: Hindari Mengecek Email Kerja saat Sedang Cuti, Atasan Bisa Tetapkan Batasan dengan Cara Ini
Bersikaplah secara tepat
Saat berkomunikasi melalui email, sampaikan hal yang spesifik. Misalnya, jika kamu mengirim email ke salah satu mitra bisnis, sebaiknya jangan menulis sesuatu seperti 'Saya butuh porduk ini diselesaikan besok untuk klien'.
Meskipun mitra bisnis tahu apa yang bicarakan, namun kalimat seperti di atas berisiko mengalami miskomunikasi.
Optimalkan subjek email
Kamu menerima banyak email setiap hari, begitu pula orang lain. Jadikan email kamu menonjol dan sesuai dengan tujuannya.
Orang pasti akan melewatkan email jika tidak ada subjek atau subjke emal-nya tampak tidak relevan.