PejuangKantoran.com - Apakah rapat dilakukan secara langsung, virtual, atau hybrid, kejadiannya hampir selalu sama: terlambat dan ngelantur ke mana-mana. Peserta bergabung pada waktu yang berbeda-beda, sementara yang tiba tepat waktu mengisi kekosongan dengan obrolan ringan. Ada nggak sih tips agar meeting bisa tepat waktu?
Awal yang buruk adalah aspek pertemuan yang akan mengacaukan proses selanjutnya, begitu menurut Vanessa Van Edwards, penulis buku Captivate: The Science of Succeeding with People. Ketika ada peserta yang ingin agar meeting bisa tepat waktu tetapi harus menunggu yang terlambat, itu menyebalkan.
Baca Juga: Тips Mengurangi Meeting Agar Pekerjaan Kamu Nggak Keteteran
Obrolan ngalor-ngidul tentang pertandingan kemarin atau peristiwa pelecehan yang viral tidak akan membantu waktu yang terbuang. Oleh karena itu, Van Edwards berbagi tips agar meeting bisa berjalan tepat waktu dan menghasilkan sesuatu yang lebih positif.
Tetapkan tujuan yang jelas untuk rapat. Sebelum pertemuan apa pun, penting bagi pemimpin rapat untuk mengetahui dengan pasti apa yang ingin dicapai. Ini akan membantu semua orang tetap fokus. Komunikasikan tujuan ini kepada semua peserta sebelumnya.
Buat agenda dan kirimkan terlebih dahulu. Agenda membantu menjaga rapat tetap teratur dan sesuai jadwal. Agenda ini meliputi daftar topik yang akan dibahas, dan kalau memungkinkan, sebutkan berapa banyak waktu yang akan dihabiskan untuk setiap topik. Kirimkan agenda ke semua peserta setidaknya satu hari sebelumnya agar mereka tiba di rapat dengan siap.
Baca Juga: Cara Lebih Baik untuk Memanfaatkan Rehat Meeting Saat Rapat Maraton
Pastikan mengundang peserta yang tepat. Orang-orang selalu mengeluhkan rapat yang terlalu sering dan menghabiskan waktu. Tetapi, mereka tetap muncul untuk meeting tersebut. Maka, perlu dipertanyakan: Apakah pertemuan ini memang diperlukan? Apakah setiap peserta yang diundang benar-benar perlu hadir? Ketika daftar pesertanya dikurangi, rapat mungkin akan lebih produktif.
Mulai dan akhiri pertemuan tepat waktu. Kita telah membahas cara terbaik untuk memulai, tetapi peserta juga akan gelisah ketika rapat berjalan lebih lama daripada yang dijadwalkan. Tepat waktu dan patuhi jadwal untuk waktu memulai, waktu membahas satu topik dan berikutnya, dan waktu selesai. Perhatikan jam untuk memastikan mendekati akhir pertemuan, peralatan rapat bisa dirapikan lagi.
Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Kita Terlalu Sering Mengadakan Meeting yang Tidak Perlu
Libatkan semua peserta. Pertemuan membutuhkan diskusi. Setiap orang harus bisa berkontribusi. Pastikan untuk meminta masukan dan umpan balik dari semua peserta. Ini khususnya penting bagi peserta virtual yang mungkin terabaikan atau merasa sulit untuk menyela.
Jaga agar rapat tetap fokus. Rapat gampang sekali teralihkan oleh topik yang tidak berhubungan. Ikuti agenda dan timeline rapat. Jika seseorang mulai menyimpang dari topik, ingatkan dengan sopan bahwa kekhawatiran mereka bisa didiskusikan pada waktu yang berbeda.
Tindaklanjuti. Setelah rapat, penting untuk menindaklanjuti setiap tindakan atau keputusan apa pun yang dibuat selama rapat. Kirimkan ringkasan rapat, dan perjelas tugas dan tenggat waktunya.