PekerjaKantoran.com - Milenial dikenal sebagai pecandu kerja, sampai-sampai cuti pun hangus karena tidak segera digunakan. Kenyataannya, lembur setiap hari tidak selalu berarti kita pecandu kerja. Kemungkinan, justru ada yang salah dengan cara kita bekerja. Entah kita tidak produktif sepanjang hari, tidak mengelola pekerjaan dengan cermat, atau tidak memiliki manajemen waktu yang baik. Padahal, ingin juga bisa bekerja lebih cepat dan pulang lebih awal setiap hari ya, kan?
Daripada larut dalam rutinitas yang melelahkan tersebut, buatlah tekad untuk lebih produktif di tempat kerja, agar bisa bekerja lebih cepat dan pulang sebelum maghrib. Pasti ada cara untuk menuntaskan pekerjaan sehingga kamu bisa hangout sepulang kerja, olahraga, atau pulang ke rumah dan membantu anak-anak mengerjakan PR.
Berikut adalah lima cara bekerja lebih cepat yang dijamin akan membuat kamu pulang on time setiap hari:
1. Catat tugas-tugas yang penting saja
Kebiasaan ini sangat bermanfaat kalau kamu sering lupa. Namun, tidak perlu memasukkan tugas-tugas ringan ke dalam “to do list” kamu. "Punya tugas yang butuh waktu kurang dari lima menit untuk melakukannya? Jangan tambahkan ke daftar tugas. Lakukan sekarang!" kata kata Matt Girvan, presiden My Gung Ho, perusahaan pembuat aplikasi pribadi dan organisasi bisnis. Lebih baik, catat saja proyek-proyek yang kemungkinan besar memakan waktu paling lama untuk dikerjakan.
2. Selesaikan pekerjaan pada "jam-jam non-sibuk"
Apakah rekan kerja sering memenuhi pantry atau tangga darurat untuk bergosip pada jam yang sama setiap hari? Atau, kamu tahu ruang fotokopi akan penuh karena semua orang bersiap-siap untuk rapat sehingga kamu harus antre? Nah, gunakan jam-jam ketika kantor tidak begitu sibuk tersebut untuk melakukan sesuatu, kata Frank Buck, penulis Get Organized! Time Management for School Leaders.
"Pergilah makan siang sebelum atau sesudah yang lain. Gunakan mesin fotokopi sebelum yang lain mulai menggunakannya," jelasnya.
3. Hentikan multitasking
Multitasking adalah mitos produktivitas tertinggi. Faktanya, multitasking membutuhkan 40% waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugas. Lebih baik, kelompokkan tugas-tugas yang serupa sehingga kamu bisa menyelesaikannya sekaligus. Lakukan satu tugas pada satu waktu dalam interval yang lebih pendek, sesuai rata-rata rentang perhatian manusia yang sekitar 18-20 menit. Kalau kamu sulit berfokus pada satu tugas, jangan sampai terganggu hal-hal lain. Matikan notifikasi email, tutup tab browser lainnya, atau tahan dulu check out barang incaran kamu di olshop.
4. Jangan lupa break
Studi menunjukkan, istirahat justru akan meningkatkan produktivitas. Lebih baik bekerja dalam waktu singkat dengan produktivitas yang intens. Ketimbang menerima telepon, buru-buru mengirim email, lalu bergegas ke ruang rapat, lalu terganggu oleh panggilan lain, lebih baik tunda dulu email-nya, istirahat sebelum rapat, dan menelepon ke beberapa orang sekaligus di sore hari. Bagaimanapun, menelepon tetap menjadi cara praktis untuk berkomunikasi tentang topik yang lebih membutuhkan kejelasan.
5. Jadikan rapat lebih produktif
Dalam sebuah studi ditemukan, 67% pekerja mengatakan rapat yang terlalu lama membuat mereka tidak menyelesaikan pekerjaan. Bahkan selama pandemi, kelelahan akibat Zoom meeting itu masalah nyata. Apakah semua pertemuan itu perlu? Bisakah hal itu disampaikan saja dalam pesan email?
Agar kamu bisa bekerja lebih cepat, pastikan ada pemimpin yang ditunjuk untuk setiap rapat. Mintalah pemimpin untuk membagikan agenda sebelumnya, sehingga setiap orang mengetahui dengan tepat apa yang akan dibahas. Lalu, jadwalkan rapat 15 atau 45 menit saja.
Kalau semua hal ini bisa kamu lakukan, bukan nggak mungkin kamu bisa bekerja lebih cepat dan pulang lebih awal setiap hari!