12 Poin Check List Untuk Orientasi Karyawan Jarak Jauh yang Baru Agar Lancar

Pejuangkantoran.com – Hybrid working itu punya dinamika tersendiri. Polanya ada yang terstruktur, di mana karyawan punya jadwal kapan datang ke kantor dan kapan remote working (bekerja di luar kantor). Ada pula hybrid working yang tidak terstruktur di mana karyawan bisa menentukan sendiri kapan datang ke kantor.

Hybrid working berdampak, salah satunya, pada hubungan antarpersonal rekan kerja. Perlu perlakuan khusus agar sesame rekan kerja yang jarang bertatap muka langsung ini tetap bisa akrab dan kolaboratif.

Yang juga perlu diperhatikan adalah ketika ada karyawan baru di tim hybrid working ini. Ada tahapan orientasi di mana karyawan baru dikenalkan ke dalam perusahaan.

Baca Juga: Dalam Sistem Kerja Remote, Pertimbangkan Zona Waktu Rekan Kerja yang Tinggal di Luar Negeri

Proses ini biasanya mencakup aktivitas yang memungkinkan karyawan baru menyelesaikan proses orientasi awal, serta bertemu dengan karyawan lain, dan mempelajari misi perusahaan beserta struktur, budaya, dan nilai-nilainya.

Sejumlah perusahaan telah mengubah cara mereka mengorientasikan karyawan baru lam lingkungan karyawan jarak jauh.

Sebagai contoh, seperti yang disampaikan dalam owllabs.com, Dell menyediakan semua materi orientasi di situs web khusus, termasuk dokumentasi, video, dan tim sukses yang tersedia melalui obrolan dan email.

Sehingga karyawan baru ini bisa mempelajari semua aspek perusahaan secara proaktif. Ini dapat memudahkan karyawan hybrid working yang baru dalam proses transisi untuk bergabung dengan tim.

 Baca Juga: Tren Pekerja Yang Memilih Untuk WFH atau Remote Working Meningkat. Ini Kendala Dan Solusinya!

Check list untuk orientasi karyawan jarak jauh yang baru

Agar proses orientasi ini dapat berjalan baik, berikut ini ada check list yang bisa dipakai:

1. Kepada karyawan baru ini, kirimkan tautan ke artikel, video, dan tautan untuk mendapatkan materi yang berisikan tentang budaya perusahaan. Jika ada materi dalam bentuk hardcopy, pastikan sudah siap sebelum waktunya memberikan kepada karyawan baru.
2. Jadwalkan orientasi individu atau kelompok melalui video conference call. Bagikan agenda rapat sebelum jadwal video conference call Kirimkan salinan digital buku pegangan karyawan dan dokumentasi orientasi apa pun yang mungkin mereka perlukan.
3. Jadwalkan waktu karyawan baru untuk melakukan video conference call dan bertemu mentor maupun rekan kerja yang membantu orientasi.
4. Berikan waktu kepada karyawan baru untuk menyimak video, dokumen, wiki internal, dan lain-lain.
5. Jadwalkan orientasi dengan SDM. Di sinilah karyawan baru dapat menandatangani dokumen SDM secara digital, mempelajari tentang tunjangan, dan mengatur akun apa pun yang mungkin perlu mereka akses.
6. Selenggarakan orientasi komunikasi dengan TI. Di sini karyawan baru akan diberikan alat dan kata sandi, ditambahkan ke grup instant messaging, akses email, dan kesempatan untuk membantu mengenal perangkat lunak baru yang akan mereka gunakan.
7. Adakan orientasi dengan tim. Berikan karyawan baru ini tautan ke semua dokumen tim, bagan organisasi, informasi kontak yang relevan, kalender tim, dan apa pun yang digunakan tim kamu setiap hari.
8. Agendakan untuk melakukan orientas dengan tim produk, penjualan, atau layanan (atau ketiganya) untuk menyampaikan ke karyawan baru, apa sebenarnya yang dilakukan atau dijual perusahaan.
9. Dorong umpan balik proses orientasi ini untuk mendapatkan masukan.
10. Buat rencana orientasi 30/60/90 hari untuk setiap individual dengan check-in video dan targetnya. Check-in video adalah suatu proses di mana seseorang merekam kedatangan mereka di suatu lokasi menggunakan video.
11. Perkenalkan karyawan baru kepada semua orang di tim. Siapkan obrolan video yang lebih santai.
12. Lakukan pelatihan khusus untuk peran dan posisi karyawan baru di perusahaan. Pastikan karyawan baru tersebut memiliki informasi kontak dan informasi tentang video conference dengan siapa pun yang akan bekerja sama atau berinteraksi secara rutin selama proses orientasi. Berikan pelatihan dan sertifikasi yang diperlukan bagi siapa pun yang baru di bidang atau posisi tersebut.

***