PejuangKantoran.com - Kamu pasti sering ikut rapat yang pada akhirnya malah bikin kamu merasa membuang-buang waktu. Pembahasan muter-muter, topik penting tidak tersentuh, akhirnya keputusan yang diambil sama saja dengan minggu lalunya.
Biasanya kita menyalahkan jadwal yang padat atau agenda yang buruk. Padahal, masalah sebenarnya terletak pada cara kita berkomunikasi.
Riset terhadap lebih dari 1.000 peserta rapat di puluhan organisasi menunjukkan, tim yang efektif bukan yang paling sering rapat, melainkan yang tahu cara memanfaatkan waktu rapatnya dengan baik.
Baca Juga: Juan Reza dan Verry Klau, dari Konten Hiburan di TikTok Berujung Tampil Live di Istana Merdeka
Pemimpin terbaik menerapkan prinsip yang disebut conversational stewardship, yaitu bagaimana mengarahkan percakapan tim secara sadar. Kerangka kerjanya berfokus pada tiga elemen utama, yaitu goals, rules, dan soul.
Begini penjelasan tiga elemen kunci mengatur percakapan bersama tim tersebut.
Goals (tujuan yang jelas sejak awal)
Meeting sebaiknya diadakan ketika semua orang paham alasan mereka berkumpul. Sebelum mulai, pastikan tiga hal ini sudah jelas:
Purpose, mengapa kita berkumpul di sini? Apa target besarnya?
Products, apa hasil konkret yang harus dihasilkan? Apakah itu sebuah keputusan, rencana aksi, atau sekadar pemahaman bersama? Tim yang selalu mencatat next steps terbukti jauh lebih efektif.
Baca Juga: Sosok Kolonel Inf Priyo Handoyo dan Para Perwira Upacara saat HUT ke-81 Kemerdekaan RI
Process, bagaimana cara kita berdiskusi, menyampaikan pendapat, dan mengambil keputusan?
Roles (kejelasan peran setiap orang)
Diskusi sering berantakan karena semua orang mengira ada orang lain yang bertanggung jawab mengarahkan alur. Pemimpin harus memperjelas peran tiap anggota di ruang rapat, misalnya:
Facilitator. Orang yang menjaga agar diskusi tetap fokus, memberi ruang bagi yang pendiam, dan mengelola perbedaan pendapat.