10 Langkah yang Harus Dilakukan Oleh Supervisor Dalam Melakukan Feedback yang Efektif

Pejuangkantoran.com – Ibarat dalam tim sepakbola, posisi supervisor adalah “kapten” tim. Posisi ini sangat strategsi dalam permainan tim di lapangan dan memenangkan pertandingan.

Supervisor adalah posisi yang bertanggung jawab dalam mengintegrasikan strategi perusahaan dengan operasional harian. Seperti kapten dalam tim sepakbola, dia akan menerjemahkan strategi pelatih ke dalam permainan lapangan.

Supervisor adalah seorang yang langsung berhubungan dengan pasukan garda terdepan, tim yang langsung berhadapan dengan kondisi di lapangan sehari-hari.Ia adalah penghubung antara manajemen dengan tim.

Supervisor bertugas menyampaikan visi, arahan, dan keputusan dari manajemen kepada tim, menerjemahkan kebijakan dan keputusan strategis Perusahaan dalam operasi sehari-hari. Tanpa supervisor, kebijakan tingkat atas bisa saja tiak terwujud degan baik di tingkat operasional.

Supervisor juga bertanggung jawab menyampaikan feedback (umpan balik) kepada tim dan meyampaikan masalah yang dihadapi oleh tim kepada atasan.

Dalam urusan feedback ini, komunikasi yang efektif menjadi sangat mendasar. Karena jika salah dalam menyampaikan kepada anggota tim, hasilnya malah dekonstruktif sehingga tim menjadi tidak produktif.

Baca Juga: Sering Dianggap Sama, Ini Perbedaan Team Lead dan Supervisor yang Tak Banyak Diungkap

Bagaiman cara yang tepat bagi supervisor dalam menyampaikan feedback (umpan balik) kepada anggota timnya? Berikut ini ada beberapa langkah-langkahnya:

1. Pilih Waktu dan Tempat yang Tepat

• Privasi: Pastikan umpan balik diberikan secara pribadi, bukan di depan tim atau rekan kerja lainnya, untuk menghindari rasa malu atau kecanggungan.
• Waktu yang tepat: Hindari memberikan umpan balik saat emosi sedang tinggi atau saat situasi tidak kondusif. Pilih ketika suasana hati dan perhatian bisa fokus.

2. Fokus pada Perilaku, Bukan Pribadi

• Jangan menyerang pribadi: Hindari mengkritik karakter atau sifat pribadi seseorang. Fokus pada perilaku atau hasil kerja yang perlu diperbaiki supaya lebih mudah diterima.

3. Gunakan Pendekatan Sandler Feedback (Positif-Konstruktif-Positif)

• Mulai dengan hal positif: Dimulai pengakuan atas pencapaian atau hal baik yang telah dilakukan oleh anggota tim. Ini akan membuatnya lebih terbuka untuk menerima umpan balik.
• Tawarkan umpan balik konstruktif: Setelah memberikan pujian, fokus pada area yang perlu diperbaiki, dengan memberikan saran atau solusi yang dapat membantu mereka.
• Akhiri dengan dorongan positif: Tutup dengan memberikan dorongan atau pujian atas usaha yang telah dilakukan, serta meyakinkan bahwa mereka bisa meningkatkan performa.

Baca Juga: Feedback Bukan untuk Menghakimi, yang Bisa Berdampak Negatif Jika Dilakukan Kurang Tepat

4. Tunjukkan Ketulusan dan Empati

• Tunjukkan rasa peduli: Sampaikan umpan balik dengan cara yang penuh empati. Pahami perspektif mereka dan tunjukkan bahwa kamu peduli dengan mereka.
• Hindari bahasa yang menghakimi: Hindari kata-kata yang terdengar menghakimi atau kasar, gunakan kata-kata yang netral dan mendukung.

5. Bersikap Spesifik dan Fokus pada Fakta

• Gunakan contoh konkret: Hindari umpan balik yang terlalu umum, dan berikan contoh spesifik mengenai tindakan atau hasil yang perlu diperbaiki.
• Hindari kritik yang samar: Jelaskan secara spesifik apa yang perlu diperbaiki.

6. Fokus pada Solusi dan Perbaikan

• Berikan saran atau alternatif: Berikan solusi atau cara untuk memperbaiki situasi. Ini akan membantu anggota tim merasa lebih diberdayakan dan tahu langkah-langkah yang perlu diambil.
• Ajak diskusi: Tanyakan kepada anggota tim apakah mereka memiliki ide atau pendekatan lain yang bisa dicoba. Ini memberi mereka rasa tanggung jawab dalam mencari solusi.

7. Dengarkan dan Berikan Ruang untuk Tanggapan

• Berikan kesempatan untuk respons: Setelah menyampaikan umpan balik, beri kesempatan kepada anggota tim untuk menjelaskan pendapat atau tantangan yang mereka hadapi. Ini menunjukkan bahwa kamu terbuka untuk diskusi dan ingin memahami situasi mereka.
• Jaga sikap terbuka dan mendengarkan: Jangan hanya berbicara, tetapi dengarkan mereka dengan penuh perhatian. Ini membantu menciptakan komunikasi dua arah yang sehat.

Baca Juga: 4 Pertanyaan untuk Merespons Feedback Atasan saat Performance Reviews biar Nggak Bikin Demotivasi

8. Tindak Lanjut Secara Rutin

• Jadwalkan pertemuan tindak lanjut: Setelah memberikan umpan balik, pastikan kamu mengikuti kemajuan mereka. Adakan pertemuan tindak lanjut untuk memeriksa apakah perubahan yang disarankan sudah diterapkan, dan untuk memberi dukungan lebih lanjut jika diperlukan.
• Apresiasi perbaikan: Jangan lupa untuk memberikan pengakuan ketika anggota tim melakukan perbaikan atau menunjukkan kemajuan dalam bidang yang telah dibahas.

9. Jaga Konsistensi

• Berikan umpan balik secara teratur: Hindari umpan balik saat ada masalah besar saja. Lakukan secara konsisten untuk memperkuat kebiasaan baik dan memberikan arahan yang dibutuhkan.

10. Jaga Sikap Positif dan Mendukung

• Hindari sikap negatif atau merendahkan: Hindari nada suara atau kata-kata yang terkesan merendahkan atau menyerang. Sampaikan dengan sikap yang penuh dukungan dan keyakinan bahwa mereka mampu untuk berkembang.

***