PejuangKantoran.com - Semakin banyak perusahaan yang mengakui pentingnya memusatkan dan mengoptimalkan aktivitas procurement (pengadaan) mereka.
Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan membentuk tim pengadaan untuk merampingkan pemesanan dengan memusatkan pembelian dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.
Baca Juga: Procurement, Divisi Pengadaan Barang dan Jasa yang Butuh Keterampilan Strategi dan Negosiasi
Tim procurement bertanggung jawab untuk menilai produk, layanan, dan pemasok serta menegosiasikan kontrak. Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pembelian yang disetujui memiliki kualitas yang memadai dan hemat biaya.
Seorang staf pengadaan butuh procurement skills untuk memandu keputusan pembelian dalam departemen atau bisnis. Mereka menggunakan keterampilan komunikasi, bisnis, dan penelitian untuk menentukan peralatan atau bahan apa yang terbaik untuk fungsi atau proyek sehari-hari.
Procurement skills juga dapat membantu manajer pengadaan mengetahui kapan saatnya mengganti peralatan, dan berapa margin harga yang paling sesuai untuk anggaran departemen.
Menurut Celestine Djane, pakar pengadaan dan rantai pasokan senior dari Universal Merchant Bank, setidaknya ada lima soft skill yang perlu dimiliki tim procurement yang mumpuni.
Baca Juga: Jenis-jenis Procurement dan Tahapan dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa
1. Keterampilan komunikasi. Staf pengadaan harus menjalin hubungan dengan semua departemen internal dan pemangku kepentingan.
Mereka harus mengidentifikasi kebutuhan pengadaan dari setiap departemen, menavigasi percakapan (terutama saat mengubah kebijakan pengadaan atau memperkenalkan perangkat lunak), dan mendapatkan kepercayaan dari setiap pemangku kepentingan.
2. Kemampuan bernegosiasi. Ketika procurement manager menavigasi seluk-beluk interaksi dengan pemasok, kemampuan bernegosiasi akan memainkan peran penting dalam mendapatkan produk dan layanan dengan harga, waktu, dan lokasi yang tepat.
Procurement manager yang efektif memahami bahwa negosiasi lebih dari sekadar pertimbangan harga dan harus mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk standar kualitas, pengiriman produk, dan persyaratan kredit.
Baca Juga: Lowongan Kerja Procurement Staff di PT Adaro Energy Indonesia Tbk bagi Lulusan Teknik Industri
3. Keterampilan membangun hubungan. Procurement manager harus mengomunikasikan kebutuhan sumber daya kepada staf untuk mendapatkan data dan umpan balik terkait pembelian sebelumnya.
Memahami cara mengelola hubungan dan mengomunikasikan detail dengan benar dapat membantu mereka bekerja secara efisien dalam departemen.