Pejuangkantoran.com – Rapat itu sangat penting karena bisa menjadi dasar sukses suatu projek atau prusahaan. Karena, dalam rapat itu banyak hal bisa dibahas dan dipecahkan bersama.
Dalam rapat, kita bisa membantu membahas dan menyelesaikan masalah yang muncul dalam operasional organisasi. Rapat juga bisa membangun komunikasi yang baik, kepercayaan, pengambilan keputusan yang cepat, memotivasi peserta rapat, membahas strategi, dan sebagainya.
Oleh karena itu, rapat harus dipersiapkan dengan baik. Salah satunya adalah etika rapat. Berikut ini ada 15 tips etika rapat yang bisa membuatmu professional dalam rapat:
Pra-Rapat
- Tentukan waktu yang bisa dihadiri semua peserta
Pastikan bahwa jadwal untk rapat itu tidak bertabrakan dengan jadwal lain peserta rapat. Jika rapat dilakukan secara daring dengan ada peserta yang berada di zona waktu yang berbeda, pastikan jamnya bisa nyaman bagi semua peserta. Kalaupun ada yang tidak bisa hadir terkait, setidaknya sudah ada kompromi waktu bai sebagian besar peserta.
- Pilih tempat rapat sesuai dengan jumlah peserta
Hindari peserta rapat berdesakan dalam ruang rapat. Pastikan mereka masih bisa bergerak bebas meskipun duduk bersebelahan dengan peserta rapat lain.
Kalaupun tidak ada ruang yang lebih lega, maka bagilah sebagian peserta di ruang lain dan pastikan ada sambungan untuk video conference.
- Buat dan jalankan agenda rapat
Buatlah daftar agenda rapat. Pastikan hanya agenda-agenda yang memang urgen untuk dibahas dengan seluruh peserta rapat. Jalankan agenda tersebut dengan disiplin.
Baca Juga: Cara Menghadapi Rekan Kerja yang Suka Menyela Pembicaraan, Khususnya saat Rapat
Ketika Rapat
- Datang tepat waktu
Jika kamu sebagai host rapat, maka datang lah di ruang rapat atau muncul di aplikasi rapat online minimal 5 menit sebelum jadwal. Dengan melakukan disiplin waktu ini, kemungkinan peserta lain datang terlambat di jadwal rapat berikutnya akan makin berkurang.
Datang tepat waktu tak hanya membuat agenda rapat bisa berjalan dengan baik namun juga menghormati peserta rapat yang lain.
- Paham dengan tanggung jawabmu
Saat rapat jangan sampai kamu tidak paham dengan masalah yang terkait dengan tanggung jawabmu. Bisanya agenda rapat sudah dibagikan bersama undangannya, jadi bisa mempersiapkan bahn rapat sesuai tanggung jawabmu.