Pejuangkantoran.com – Pernahkah kamu menemui masalah yang ternyata permasalahan sebenarnya bukan seperti yang tampak di permukaan? Misal, distribusi produk ke pelanggan mengalami keterlambatan yang berulang.
Setelah ditelusuri, ternyata permasalahan bukan di jalur distribusi tapi akar masalahnya adalah di tidak jelasnya jadwal servis rutin kendaraan operasional distribusi. Penelusuran akar masalah seperti ini umumnya memakai 5 Why Analysis.
Ini adalah teknik analisis akar masalah (root cause analysis) yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan “mengapa?” (why) secara berulang, biasanya sekitar lima kali, untuk menggali penyebab paling mendasar dari suatu masalah.
Metode ini berasal dari sistem produksi Toyota dan menjadi bagian penting dalam praktik Lean Manufacturing serta Six Sigma.
Konsepnya, 5 Why Analysis ini mendorong kita untuk terus menggali permasalahan sampai menemukan akar penyebabnya (root cause) yang benar-benar bisa diperbaiki.
Baca Juga: Ingin Proses yang Cepat, Efisien, Stabil, dan Berkualitas Tinggi? Gunakan Lean Six Sigma!
Contohnya jika diambil dari kasus di atas, kurang lebih seperti ini:
- Why 1: Mengapa distribusi produk ke pelanggan mengalami keterlambatan berulang?
Jawaban: Karena mobil operasional jumlahnya terbatas.
- Why 2: Mengapa jumlah mobil operasional terbatas?
Jawaban: Karena 25% mobil operasional rusak tidak bisa dipakai.
- Why 3: Mengapa mobil operasional sampai sebanyak 25% yang rusak tidak bisa dipakai?
Jawaban: Karena umumnya rusak disebabkan oli mesin yang sudah tidak layak pakai masih terus digunakan.
- Why 4: Mengapa oli mesin yang sudah tidak layak pakai masih saja dipergunakan?
Jawaban: Karena telat dalam penggantian oli mesin.
- Why 5: Mengapa penggantian oli mesin sampai telat?
Jawaban: Karena tidak ada jadwal maintenance kendaraan operasional yang jelas.
Dari penelusuran dengan 5 Why ini akhirnya berujung pada tidak adanya jadwal maintenance kendaraan operasional yang jelas.
Analisis dengan 5 Why ini sangat sederhana, tidak membutuhkan alat statistic yang kompleks. Analisisnya fokus pada proses, bukan menyalahkan individu.