PejuangKantoran.com - Menurut berbagai survei, meeting umumnya berlangsung antara 30-60 menit. Namun riset belakangan ini menunjukkan, meeting di tempat kerja bisa berlangsung lebih lama dan lebih sering dilakukan. Adakah alasan mengapa kamu terlalu sering mengadakan meeting?
Rapat memang seringkali tidak bisa dihindari, tetapi kalau kamu memeriksa jadwal kegiatan di kantor dan ternyata ada begitu banyak agenda rapat, pasti ada alasannya. Tim yang cenderung terlalu sering mengadakan meeting biasanya melakukan beberapa kesalahan, seperti:
Baca Juga: Sisa Sabun yang Tertinggal di Piring di Restoran Bisa Memicu Berbagai Gangguan Kesehatan
Tidak punya agenda
Salah satu tujuan utama meeting adalah membuat perencanaan, entah itu project, tindakan yang harus dilakukan, rincian tugas, dan lain sebagainya. Setiap meeting seharusnya sudah memiliki agenda sebelumnya, dan apa saja yang ingin dibicarakan harus sudah dibagikan kepada peserta. Memasuki meeting tanpa agenda sama saja dengan membiarkan pintu terbuka dan tidak menutupi apa yang paling penting. Akibatnya, kita lantas menjadwalkan meeting lagi dengan tujuan yang sama.
Tidak ada kategori
Banyak meeting yang diadakan di bawah ide besar seperti “brainstorming” atau “status kemajuan”. Namun, kebanyakan orang tidak tahu apa kategori meeting yang harus dia lakukan. Cara termudah adalah memasukkannya ke dalam salah satu kategori utama, yaitu:
Pengaturan prioritas
Pengumpulan feedback
Kolaborasi pada tugas tertentu
Pembuatan keputusan / mencari persetujuan
Jika meeting kamu tidak memiliki kategori, biasanya tujuannya akan tetap tidak jelas. Peserta akan perlu mengklarifikasi apa yang dibutuhkan dari mereka saat diskusi lebih lanjut, dan mungkin akan lebih banyak meeting lagi.
Baca Juga: Pada Usia Berapa Kebutuhan Anak Menghabiskan Biaya Paling Tinggi? Orangtua Baru Mesti Siap-siap!
'Tidak ada kolaborasi
Jika percakapan terjadi secara sepihak tanpa melibatkan tim dalam diskusi, berarti pertemuan ini seharusnya tidak terjadi sejak awal. Kalau kamu tidak terlibat dengan rekan satu tim dalam diskusi yang konstruktif, pastikan untuk memberi label rapat sebagai "presentasi" atau "berbagi pengetahuan" dan jangan berlebihan frekuensinya.
Tidak ada poin yang bisa ditindaklanjuti
Kalau kamu perlu berbagi ide, lakukan saja! Tetapi tidak adanya poin yang bisa ditindaklanjuti dalam rapat membuat setiap orang merasa ada janji yang tidak terpenuhi. Pastikan kamu menyiapkan poin tindakan untuk semua orang yang kamu undang, dengan tenggat waktu dan tindakan yang jelas.
Tidak menggunakan teknologi yang tepat
Sekarang ini, ada banyak alat perencanaan yang membantu tim menghindari rapat yang tidak perlu dengan memastikan semua orang sudah tahu kemajuan tugas mereka. Teknologi ini membantu tim terlibat dalam ruang kerja digital tanpa perlu terus-menerus ingin tahu apa yang sedang dilakukan masing-masing orang. Menggunakan alat seperti itu di perusahaan dapat menghapus banyak rapat yang benar-benar mencuri waktu produktif tim kamu.