Тips Mengurangi Meeting Agar Pekerjaan Kamu Nggak Keteteran

PejuangKantoran.com - Rutinitas di kantor yang tak bisa lepas dari meeting demi meeting, seringkali membuat pekerjaan kita keteteran. Disadari atau tidak, terlalu banyak meeting memang bisa menurunkan produktivitas. Ada baiknya kamu mulai memikirkan untuk mengurangi meeting. Bagaimana caranya?

Kamu bisa mempertimbangkan untuk mengurangi meeting melalui informasi dari tim untuk hal-hal berikut:
• Waktu yang mereka habiskan untuk rapat setiap hari.
• Tugas yang saat ini tertunda karena waktu yang ada tersita untuk rapat.
• Prioritas dan tingkat konsentrasi yang dibutuhkan.
• Efektivitas rapat untuk tujuan tertentu.

Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Kita Terlalu Sering Mengadakan Meeting yang Tidak Perlu

Dari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut, lakukan tips mengurangi meeting berikut supaya pekerjaan kamu tidak keteteran lagi:

Sediakan waktu khusus yang tak bisa diganggu
Terlepas apakah kamu punya jabatan manajer atau tidak, kamu punya tugas setiap hari yang membutuhkan waktu untuk dikerjakan. Yang terpenting, melakukan pekerjaan itu juga butuh konsentrasi.

Jangan ragu untuk menyediakan waktu khusus untuk bekerja ketika kamu tidak bisa menghadiri rapat (rapat apa pun) kecuali ada hal mendesak yang muncul. Waktu khusus itu bisa tiga jam sehari (di mana kamu bisa fokus ke pekerjaan), tetapi pastikan untuk mengatur waktumu dengan baik.

Baca Juga: Efek Buruk yang Terjadi Jika Kita Terlalu Sering Meeting

Ciptakan budaya “No Meeting Day”
Banyak perusahaan yang menerapkan “no meeting day” setiap minggu, biasanya di tengah minggu. Pada hari yang sudah dipilih tersebut, karyawan tidak diperbolehkan rapat. Semua masalah harus dibicarakan melalui aplikasi chatting, email, dan lain sebagainya.

Sediakan pusat informasi untuk tim
Apa gunanya ada teknologi, yang memungkinkan anggota tim kamu tetap terhubung satu sama lain? Kamu bisa menyediakan pusat informasi untuk menampung semua agenda, tugas, proyek, dokumen, dan lain-lain, dan memberikan tim kamu akses ke sana.

Ketika semua orang bisa menemukan informasi terbaru tentang sebuah proyek dan berkolaborasi dengan mudah dengan klien mereka, meeting yang tidak perlu bisa dilewatkan.

Baca Juga: Registrasi Wajah Diperlukan Saat Mengaktifkan Kamera Selama Online Test Rekrutmen BUMN

Buat agar kerjasama selalu memungkinkan
Melalui manajemen penugasan dan aplikasi chatting, kamu bisa menciptakan budaya kerjasama secara langsung dan berkelanjutan, dan tidak pernah berakhir. Aplikasi seperti Trello memungkinkan tim untuk mengelola tipe project apapun, alur kerja, atau penelusuran tugas.

Kamu juga bisa menambahkan file, checklist, bahkan otomatisasi. Dengan demikian tim dapat berkomunikasi dan berbagi file, bekerjasama, dan tetap terhubung bahkan tanpa panggilan video terus-menerus.