Cara Lebih Baik untuk Memanfaatkan Rehat Meeting Saat Rapat Maraton

PejuangKantoran.com - Meeting tentu bukan sesuatu yang buruk. Namun, terlalu sering meeting bisa membuat kita frustrasi. Peserta rapat jadi kewalahan (terutama jika mereka mempertanyakan untuk apa mereka ikut hadir). Apa yang bisa kita lakukan untuk memanfaatkan rehat meeting?

Studi terbaru menunjukkan bahwa 67% karyawan merasa bahwa terlalu sering meeting bisa membuat pekerjaan tertunda dan memengaruhi produktivitas mereka. Karena itu banyak orang yang berusaha memanfaatkan rehat meeting untuk mengecek email atau menelusuri media sosial.

“Banyak orang memanfaatkan rehat meeting untuk memeriksa email, dan saya paham itu,” kata Laura Vanderkam, pakar manajemen waktu dan penulis buku Tranquility by Tuesday: 9 Ways To Calm the Chaos and Make Time for What Matters.

Baca Juga: Тips Mengurangi Meeting Agar Pekerjaan Kamu Nggak Keteteran

Namun, sambung Laura, lebih baik mengelompokkan email pada beberapa titik di hari itu, atau lakukan di antara setiap rapat lainnya. “Gunakan sedikit waktu rehat meeting itu untuk hal lain yang bisa menambah kesenangan, seperti 10 menit jalan-jalan di luar,” katanya.

Teknik relaksasi
Agar benar-benar bermanfaat dan produktif, rapat menuntut kita untuk menjadi kreatif, responsif, terlibat, bijaksana, positif, energik, dan berpikiran terbuka. Pada dasarnya, meeting membutuhkan energi kita.

Itulah mengapa istirahat yang berkelanjutan sangat penting untuk hari kerja kita. Saat energi dan fokus kita memuncak dan menurun, setidaknya rehat 10 atau 15 menit membantu memulihkan energi yang kita habiskan untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan.

Baca Juga: Efek Buruk yang Terjadi Jika Kita Terlalu Sering Meeting

Pelatih kesehatan holistik dan mindful coach Rosie Acosta menyarankan teknik relaksasi untuk memanfaatkan rehat meeting. Saat relaksasi, kita disarankan untuk menarik napas selama tiga detik, lalu menghembuskan napas selama enam detik. Kemudian, ulangi seperlunya.

“Anda hanya perlu melakukan tiga hingga lima siklus sebelum tubuh Anda mulai merespons dan melepaskan ketegangan,” katanya.

“Kebanyakan dari kita kan sering duduk di depan komputer. Jadi jika Anda duduk, gunakan waktu ini untuk berdiri dan meregangkan tubuh.”

Jika kamu seorang manajer, coba siapkan tim kamu dengan menghindari rapat maraton dan membangun lebih banyak waktu istirahat.

Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Kita Terlalu Sering Mengadakan Meeting yang Tidak Perlu

“Agar rehat meeting 10 menit berhasil, akan sangat membantu bagi organisasi untuk menetapkan budaya bahwa rapat dimulai, katakanlah, satu jam dan diakhiri 10-15 menit lebih awal,” kata Laura.

Lebih baik, lanjut Acosta, untuk melakukan rehat pendek-pendek daripada memaksakan diri menjalani banyak meeting. Sebab, rehat meeting beberapa menit saja sudah dapat membuat perbedaan besar dalam meredakan stres dan meningkatkan kemampuan kita untuk fokus.