4 Tips Yang Bisa Kamu Gunakan Untuk Menentukan Prioritas Tugas

Pejuangkantoran.com –  Salah satu cara terbaik untuk bisa memahami perbedaan antara urgensi dan penting adalah menggunakan Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrix adalah alat untuk mengatur waktu (time management tools) yang bisa membantu menentukan prioritas tugas dengan membaginya menjadi 4 kuadran berdasarkan urgensi (mendesak-tidaknya) dan penting-tidaknya.

Kuadran 1 adalah kuadran untuk tugas yang harus dilakukan karena urgen dan penting. Kuadran 2 adalah kuadran untuk tugas-tugas yang penting namun tidak urgen sehingga perlu penjadwalan.

Kuadran 3 adalah kuadran di mana kamu bisa mendelgasikan tugas ke orang lain karena walaupun penting tapi tidak harus kamu yang mengerjakan.

Kuadran 4 adalah kuadran untuk tugas-tugas yang harus kamu hapus karena hanya akan mendistraksi tugas-tugas yang lain.

 Baca Juga: Gunakan Eisenhower Matrix Untuk Menghindari Stres Karena Tugas Yang Seabrek dan Menumpuk

4 tips menentukan prioritas

Namun untuk bisa menggunakan Eisenhower Matrix ini, kamu masih punya PR. PR utamanya adalah mana tugas yang harus diprioritaskan.

Berikut ini ada 4 tips yang bisa kamu gunakan untuk menentukan prioritas tugas.

1. Beri warna tugasmu

Mengapa harus diberi warna? Ini karena visual speeks better alias visual itu lebih mudah diterima oleh otak manusia.  Otak manusia itu memproses visual 60.000 kali lebih cepat daripada teks. Bahkan 90 persen informasi yang terkirim ke otak adalah informasi visual.

Oleh karena itu dengan memberi warna pada masing-masing tugas berdasarkan penting-tidakya, akan lebih memudahkan kamu memutuskan prioritas. Warna yang disarankan adalah sebagai berikut:

• Hijau = prioritas paling tinggi
• Kuning = prioritas kedua tertinggi
• Biru = prioritas ketiga tertinggi
• Merah = bukan prioritas

Setelah kamu warnai, maka warna-warna ini bisa secara langsung terhubung ke Eisenhower Matrix yang kamu buat. Hijau adalah kuadran “Lakukan”. Kuning kuadran “Penjadwalan”. Biru kuadran “Delegasikan”. Merah kuadran “Hapus”.

Baca Juga: Kamu Kesulitan Dalam Manajemen Waktu Kerja? Gunakan Teknik Pomodoro Untuk Solusinya!