5 Langkah Membuat Surat Konfirmasi Secara Profesional Karena Ini Dokumen Formal

Pejuangkantoran.com – Kunci yang penting dalam hubungan professional adalah komunikasi secara lisan maupun tertulis. Oleh karena itu, menulis sebuah surat konfirmasi yang isinya mengomunikasikan keputusan-keputusan terkat dengan pembicaraan sebelumnya adalah penting.

Surat konfirmasi itu penting, karena surat ini adalah dokumen formal yang mengonfirmasikan kesepakatan, pengaturan, atau penunjukan antara dua pihak.

Surat ini merupakan catatan tertulis tentang ketentuan dan detail yang telah dibahas dan disetujui sebelumnya.

Surat konfirmasi ini umumnya digunakan dalam konteks bisnis dan profesional. Misal: penawaran pekerjaan, konfirmasi rapat, perjanjian kontrak, aplikasi pendaftaran siswa, konfirmasi acara, konfirmasi penunjukan, reservasi, dan pemesanan perjalanan.

Kunci dari surat kofirmasi ini adalah informasi yang jelas, ringkas, dan akurat. Ini bertujuan, agar apa yang akan kamu komunikasikan kepada pihak lain itu diterima dengan jelas dan tidak salah persepsi, ada kiat dan strategi tentang cara melakukannya.

Berikut ini 5 langkah tentang cara menulis surat konfirmasi secara profesional.

Baca Juga: Rekruter Bisa Tahu Kamu Menulis Surat Lamaran dengan ChatGPT dari Tanda-tanda Ini! 

1. Sisipkan kop surat konfirmasi

Sisipkan kop surat yang memuat informasi kontakmu dan penerima di bagian atas surat konfirmasi. Tuliskan detail kontak tertentu seperti nama lengkap, nomor telepon, dan alamat email.

Di kop ini, sematkan tanggal terjadinya komunikasi. Tanggal ini bisa kamu gunakan jika di kemudian hari, kamu harus merujuk surat konfirmasi tersebut.

Menyertakan kop di bagian atas surat konfirmasi diperlukan untuk memastikan bahwa kedua belah pihak dapat menemukan informasi kontak masing-masing dengan mudah.

 Baca Juga: 4 Contoh Draft Surat Resign Sopan dan Sederhana yang Bisa Kamu Tiru: Cocok Buat yang Mau Resign Usai THR Lebaran

2. Mulailah dengan penjelasan

Di surat konfirmasi ini, mulai lah dengan penjelasan yang merinci apa yang kamu tanggapi dan keputusanmu tentang hal tersebut. Ini bertujuan agar penerima dapat langsung memahami tujuan komunikasi.