Temukan Akar Masalah Secara Tepat Dengan Menggunakan Fishbone Diagram. Berikut Penjelasan dan Contohnya!

Pejuangkantoran.com - Seringkali kita dituntut untuk bisa menemukan akar masalah dengan sistematis dan terstruktur, namun tidak tahu caranya. Salah satu alat bantu untuk keperluan itu adalah Fishbone Diagram atau Ishikawa Diagram atau Cause-Effet Diagram.

Fishbone Diagram adalah alat manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengorganisir kemungkinan penyebab dari suatu masalah atau efek tertentu.

Diagram ini berbentuk seperti tulang ikan, dengan masalah atau efek utama berada di kepala ikan, dan berbagai kategori penyebab menyebar ke arah tulang punggung ikan.

Fishbone Diagram diperkenalkan pertama kali oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada tahun 1960-an. Ahli manajemen kualitas dari Jepang ini mengembangkan diagram ini sebagai bagian dari pendekatan Total Quality Management (TQM).

Tujuannya adalah untuk membantu tim dalam mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan cara yang sistematis dan terstruktur.

Fishbone Diagram terdiri dari beberapa komponen utama:

1. Masalah Utama (Effect):Ditempatkan di kepala ikan, ini adalah masalah atau efek yang sedang dianalisis.
2. Tulang Utama (Major Categories):Tulang yang menyebar dari tulang punggung utama mewakili kategori utama dari kemungkinan penyebab. Kategori ini sering diambil dari metode 6M untuk manufaktur:
   • Man (Manusia):Faktor manusia seperti keterampilan, pelatihan, dan kelelahan.
   • Machine (Mesin):Faktor terkait peralatan dan teknologi.
   • Method (Metode):Proses atau prosedur yang digunakan.
   • Material (Material):Bahan yang digunakan dalam proses.
   • Measurement (Pengukuran):Alat dan metode pengukuran yang digunakan.
   • Environment (Lingkungan):Faktor lingkungan seperti kondisi kerja, suhu, dan kebisingan.
3. Tulang Minor (Sub-Categories):Penyebab lebih spesifik yang terkait dengan kategori utama. Setiap tulang utama dapat memiliki beberapa tulang minor yang lebih rinci.

 Baca Juga: Mengasah Keterampikan Analisis Bisa Dilakukan dengan Bermain Brain Games. Berikut Daftar Games-nya!

Langkah-Langkah Membuat Fishbone Diagram

1. Identifikasi Masalah Utama

Tuliskan dengan jelas masalah yang ingin dianalisis. Letakkan di "kepala ikan" (ujung kanan diagram).
Contoh: "Proposal tidak berhasil terjual dalam pitching."

2. Gambarkan Kerangka Dasar

Buat garis horizontal utama (tulang punggung ikan) ke kiri dari kepala (masalah). Ini adalah sumbu utama diagram.

3. Tentukan Kategori Penyebab Utama

Tambahkan beberapa tulang besar yang menonjol dari tulang punggung, mewakili kategori umum penyebab.
Contoh kategori umum:

• Manusia (Man);
• Metode (Method);
• Materi
• Market (klien);
• Waktu dan persiapan.

Contoh fishbone diagram untuk menemukan akar masalah proposal pitching yang tidak terjual. (Sigit Triwahyu)

4. Identifikasi Penyebab Spesifik dalam Setiap Kategori

Untuk setiap kategori, tambahkan tulang-tulang kecil yang merinci penyebab lebih spesifik.
Contoh:

• Manusia (Man): tim pitching, kurang latihan presentasi, tidak memahami kebutuhan klien, tim tidak lengkap saat pitching
• Metode (Method): struktur proposal tidak jelas, bahasa terlalu teknis, tidak ada storytelling atau daya tarik, tidak menyesuaikan pendekatan dengan tipe audiens;
• Materi: proposal desainnya kurang menarik, terlalu banyak teks, tidak ada data pendukung atau studi kasus, pitch deck tidak ringkas;
• Market (klien): proposal tidak sesuai kebutuhan pasar, klien sudah punya vendor langganan, budget klien terlalu kecil, proposal terlalu mahal
• Waktu dan persiapan: proposal dikirim mepet tenggat waktu, waktu pitching terlalu singkat untuk menjelaskan semuanya, tidak sempat revisi.

5. Analisis dan Evaluasi

Setelah diagram selesai, gunakan untuk diskusi bersama tim atau melakkukan analisis pribadi guna menilai penyebab mana yang paling mungkin menjadi akar masalah. Bisa pakai metode seperti 5 Why's untuk menggali lebih dalam.