Instant Messaging di Kantor
Ada hal-hal yang harus dipertimbangkan sebelum kamu mulai mengirim pesan. Berikut adalah beberapa pengalaman terbaik yang bisa digunakan lagi untuk mengirim pesan kepada kolega kamu di platform obrolan tempat kerja:
Pilih mode yang tepat. Haruskah kamu mengirim email, IM (instant messaging), atau undangan rapat? Pilih yang akan digunakan berdasarkan alur kerja, penerima, dan topik. Berikut adalah beberapa aturan praktis:
- Gunakan IM atau obrolan untuk tim internal dan tim gabungan yang sedang berlangsung, namun tetap gunakan email untuk memberikan laporan projek dengan kelompok kerja eksternal atau pemangku kepentingan;
- Pindahkan percakapan konversasi yang cepat dari medium email ke medium IM. Ini dapat mengurangi kekacauan email dan menghemat Inbox semua orang;
- Jika pesan di IM dainggap tidak jelas, tawarkan untuk melakukan panggilan suara. Terkadang panggilan suara seperti ini adalah cara tercepat untuk menyelesaikan masalah dan menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu orang lain.
Baca Juga: Aplikasi WA Kamu Sering Ngelag? Coba Ikuti Langkah-Langkah Berikut Untuk Memperbaikinya!
Atur notifikasi agar kamu dapat merespons dengan cepat. Etika mengobrol yang baik adalah mengatur notifikasi agar kamu dapat melihat semua pesan dan yang kamu tandai sehingga bisa merespons tepat waktu.
Kamu juga dapat menyimpan, menandai, dan menyematkan percakapan obrolan yang penting. Jika kamu kewalahan dengan notifikasi, matikan semua notifikasi kecuali yang menjadi prioritas utama.
Biasakan diri kamu dengan panduan aksesibilitas. Menjadi inklusif dan memastikan setiap suara didengar adalah wajib. Dan ini bukan saja sebagai etika komunikasi profesional yang baik, namun juga membantu memelihara kolaborasi dan meningkatkan produktivitas tim kamu.
Dukung emosi itu—tetapi dengan menahan diri. Banyak aplikasi obrolan di tempat kerja yang menampilkan emoji, meme, stiker, dan GIF. Agar grup tetap hidup. bersemangat, dan menyenangkan, boleh untuk sesekali merespon atau membiarkan respon dengan memakai emoji atau stiker.
Yang penting gunakan emoji atau stiker secukupnya dan relevan dengan percakapan profesional.
Baca Juga: 4 Contoh Chat kepada Atasan untuk Izin Tak Masuk Kerja, Jangan Sembarangan Menulisnya!
Gunakan sentimen dan reaksi dengan tepat. Tombol jempol ke atas, sering dianggap sebagai tombol "suka", dapat membantu kamu menutup percakapan lebih cepat dan konversasi yang lebih sedikit.
Gunakan untuk menyampaikan "mengerti," "oke," atau "bisa." Gunakan emoji "suka," "tertawa," "wow," "menangis," atau "marah" dengan lebih hati-hati, tergantung pada norma tim kamu.
Hargai status rekan kerja kamu. Jangan pernah mengirim pesan kepada rekan kerja yang telah memasang status ‘not available’, kecuali mereka yang minta.
Dan pastikan status kamu sendiri terbaru, sehingga tidak ada yang mengirimi kamu pesan selama presentasi atau saat kamu sedang tidak berada di kantor.