PejuangKantoran.com - Ketika harus mengerjakan suatu project di kantor, biasanya kita menggunakan aplikasi project management untuk membantu kita memantau kemajuan dari tugas-tugas kita.
Salah satu tools manajemen proyek yang populer dipakai untuk itu adalah Gantt Chart. Alat ini menggunakan visualisasi data untuk menempatkan tugas-tugas, deadline, tugas yang melibatkan personel lain, dan kemajuan yang sudah dicapai dalam bentuk grafik batang horizontal.
Tugas-tugas project diatur dengan rapi di kolom sebelah kiri secara vertikal, sementara tanggal deadline ditempatkan di sepanjang sumbu horizontal. Sekilas saja, project manager bisa melihat nama tugas, apa yang masih berjalan, mana yang sudah selesai, dan mana yang masih menunggu.
Baca Juga: Mengenal Gantt Chart, Tools Manajemen Proyek Pakai Visualisasi: Sekali Lihat Bisa Tahu Progress-nya!
Gantt Chart biasa dipakai kalau project-nya lumayan ribet dan ada deadline yang tidak bisa ditolerir. Misalnya project yang sudah jelas step-by-step-nya dari awal, dengan jadwal yang ketat.
Manfaat Gantt Chart
Salah satu manfaat utama Gantt Chart adalah memberikan visualisasi keseluruhan project kepada para project leader. Dengan melihat setiap tugas, ketergantungan tugas satu sama lain, dan kemajuan yang sudah dicapai, leader bisa mengidentifikasi hambatan mungkin terjadi.
Bagan ini sering dipakai untuk event organizing, IT, marketing, software development, atau konstruksi. Tapi sebenarnya, siapa saja yang menangani project yang terikat waktu bisa memakai dan mendapat manfaat dari penggunaan Gantt Chart.
Kelebihan dan kekurangan Gantt Chart
Tools ini membantu project manager menindaklanjuti setiap progress dengan tim agar hasil akhirnya siap tepat waktu. Namun seperti kebanyakan aplikasi, Gantt Chart juga punya kelebihan dan kekurangan.
Kelebihan:
Yang paling terasa adalah, semua tugas dan kemajuannya jadi kelihatan. Seluruh anggota tim bisa langsung paham kondisi project tanpa perlu dijelaskan panjang lebar.
Selain itu:
Baca Juga: Pengadilan Tiongkok Tegaskan Perusahaan Tidak Boleh Memecat Karyawan Hanya Karena AI Lebih Murah
- Semua pekerjaan dan urutannya terlihat jelas
- Lebih gampang mengatur orang dan sumber daya lainnya
- Lebih cepat menemukan posisi bottleneck
- Deadline jadi lebih realistis
- Tim juga jadi lebih semangat karena bisa lihat kemajuan
Kekurangan:
Beberapa hal yang sering terjadi saat menggunakan Gantt Chart:
- Menyusun bagan ini cukup memakan waktu
- Jika project-nya terlalu kompleks, chart-nya malah jadi ribet dan susah dibaca
- Tidak menunjukkan seberapa berat suatu tugas
- Kalau dependensinya banyak, cukup repot mengurusnya
- Tidak selalu jelas mana prioritas paling penting
Kapan jangan dipakai?