Pejuangkantoran.com – Ketika terjadi suatu masalah di kantor atau tempat kerja, salah satu cara menemukan akar masalah (root cause) adalah dengan 5 Why Analysis. Metode ini akan merunut permasalahan dari yang terlihat hingga akhirnya menemukan akar masalahnya dengan mengajukan rentetan pertanyaan yang bersambung dan saling terkait.
Umumnya, setelah 5 pertanyaan yang bersambung dan terkait, akhirnya akan ketemu akar masalahnya (walaupun bisa saja berhenti sebelum atau lebih dari 5 pertanyaan).
Sebenarnya bukan jumlah pertanyaan yang menentukan, namun ada sejumlah hal yang bisa membuat kamu salah menemukan akar masalahnya.
Banyak implementasi metode 5 Why Analysis ini gagal karena:
- terlalu cepat menyimpulkan,
- jawaban berbasis asumsi,
- atau berhenti pada “menyalahkan orang”.
Untuk menghindari kesalahan tersebut, berikut framework praktik yang lebih presisi.
- Definisikan masalah secara spesifik
Bisa jadi, ini hal yang sering ditemui, yaitu masalah terlalu abstrak. Misal:
- Salah: “Siswa malas belajar”
- Benar: “Nilai rata-rata aljabar kelas IX turun dari 78 menjadi 65 dalam 2 bulan.”
Jadi, usahakan masalahnya spesifik. Semakin spesifik soal lokasi, waktu, indikator, besaran masalah, dan sebagainya, maka semakin akurat analisisnya.
Baca Juga: Gunakan 5 Why Analysis Untuk Mengetahui Akar Masalah. Analisis Ini Efektif Diterapkan Pada Apa?
- Gunakan data, bukan opini
Setiap jawaban dari pertanyaan “why” idealnya ada bukti.
Contoh: Mengapa penjualan turun?
- Salah: Karena salesperson
- Benar: Karena 65% salesperson gagal dalam melakukan komunikasi yang efektif.
Gunakan data, misal hasil penjualan, observasi, repeat order, tingkat konversi, dan sebagainya.
- Pisahkan gejala vs penyebab
Inti dari 5 Why adalah kamu harus memisahkan antara gejala dengan penyebab.
Contoh:
- Mesin berhenti = gejala
- Bearing rusak = penyebab antara
- Tidak ada preventive maintenance = root cause potensial
Banyak orang terlalu cepat menyimpulkan dan berhenti pada “penyebab antara”.