9 Framework Praktis yang Bisa Kamu Gunakan Untuk Menemukan Akar Masalah dengan Tepat!

Pejuangkantoran.com – Ketika terjadi suatu masalah di kantor atau tempat kerja, salah satu cara menemukan akar masalah (root cause) adalah dengan 5 Why Analysis. Metode ini akan merunut permasalahan dari yang terlihat hingga akhirnya menemukan akar masalahnya dengan mengajukan rentetan pertanyaan yang bersambung dan saling terkait.

Umumnya, setelah 5 pertanyaan yang bersambung dan terkait, akhirnya akan ketemu akar masalahnya (walaupun bisa saja berhenti sebelum atau lebih dari 5 pertanyaan).

Sebenarnya bukan jumlah pertanyaan yang menentukan, namun ada sejumlah hal yang bisa membuat kamu salah menemukan akar masalahnya.

Banyak implementasi metode 5 Why Analysis ini gagal karena:

• terlalu cepat menyimpulkan,
• jawaban berbasis asumsi,
• atau berhenti pada “menyalahkan orang”.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, berikut framework praktik yang lebih presisi.

1. Definisikan masalah secara spesifik

Bisa jadi, ini hal yang sering ditemui, yaitu masalah terlalu abstrak. Misal:

• Salah: “Siswa malas belajar”
• Benar: “Nilai rata-rata aljabar kelas IX turun dari 78 menjadi 65 dalam 2 bulan.”

Jadi, usahakan masalahnya spesifik. Semakin spesifik soal lokasi, waktu, indikator, besaran masalah, dan sebagainya, maka  semakin akurat analisisnya.

Baca Juga: Gunakan 5 Why Analysis Untuk Mengetahui Akar Masalah. Analisis Ini Efektif Diterapkan Pada Apa?

2. Gunakan data, bukan opini

Setiap jawaban dari pertanyaan “why” idealnya ada bukti.

Contoh: Mengapa penjualan turun?

• Salah: Karena salesperson
• Benar: Karena 65% salesperson gagal dalam melakukan komunikasi yang efektif.

Gunakan data, misal hasil penjualan, observasi, repeat order, tingkat konversi, dan sebagainya.

3. Pisahkan gejala vs penyebab

Inti dari 5 Why adalah kamu harus memisahkan antara gejala dengan penyebab.

Contoh:

• Mesin berhenti = gejala
• Bearing rusak = penyebab antara
• Tidak ada preventive maintenance = root cause potensial

Banyak orang terlalu cepat menyimpulkan dan berhenti pada “penyebab antara”.