5 Kebiasaan yang Membuat Karyawan Lebih Produktif Sepanjang Hari

PejuangKantoran.com - Banyak dari kita yang berjuang untuk tetap teratur dan produktif sepanjang hari. Ketika sedang mencoba untuk fokus pada pekerjaan, adaaa… saja tugas tambahan, meeting dadakan, atau problem yang butuh dituntaskan saat itu juga. Kalau sudah begini, bagaimana cara agar lebih produktif sepanjang hari?

Sebuah studi dari University of California Irvine menemukan bahwa rata-rata pekerja diinterupsi setiap tiga menit sekali. Untuk mencari perspektif dalam mengendalikan tugas harian, Zeb Evans, pendiri dan CEO ClickUp, berbagi tentang konsep produktivitas. Persisnya, bagaimana agar lebih produktif di kantor.

Baca Juga: Тips Mengurangi Meeting Agar Pekerjaan Kamu Nggak Keteteran

Evans a mampu menumbuhkan budaya kerja yang produktif di ClickUp dengan melakukan lima hal:

1. Gunakan aplikasi untuk komunikasi lebih cepat
“Pemimpin harus mendorong tim untuk berdiskusi ketika pekerjaan sedang dilakukan, sehingga semua memahami sepenuhnya dan tidak perlu mengalihkan perhatian dari pekerjaan untuk membicarakannya," ujar Evans mengenai tips agar lebih produktif  sepanjang hari.

Dia menyarankan para atasan untuk memanfaatkan fitur seperti komentar, memo suara, dan obrolan dalam aplikasi untuk berkolaborasi lebih cepat. Pastikan juga semua pemangku kepentingan memiliki akses ke komunikasi yang relevan.

2. Kurangi frekuensi rapat
"Rapat yang tidak berkisar pada kolaborasi, ide, atau debat hanya membuang-buang waktu," kata Evans. Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk rapat, demi pekerjaan yang butuh konsentrasi untuk mengerjakannya, harus jadi tujuan setiap karyawan.

Jika memang harus rapat, Evans menyarankan untuk memaksimalkan efisiensi dengan menetapkan batas waktu 30 menit. Selain itu, buat agenda terperinci dan lakukan penugasan sebelumnya.

Kemudian, jika tujuan kamu mengurangi waktu untuk rapat adalah untuk menyelesaikan pekerjaan, kamu harus menolak undangan rapat yang tidak menggunakan waktu kamu dengan sebaik-baiknya. Pastikan  untuk memberitahu pengundang rapat sebelumnya.

Baca Juga: 5 Alasan Mengapa Kita Terlalu Sering Mengadakan Meeting yang Tidak Perlu

3. Fasilitasi pekerjaan yang tidak dilakukan serentak
Banyak tim tersebar di zona waktu berbeda akhir-akhir ini, tetapi merangkul pekerjaan yang tidak dilakukan serentak memungkinkan tenaga kerja global untuk meningkatkan efisiensi.

"Saya suka mengirim klip suara ke rekan setim, sehingga mereka bisa mendapatkan update tepat waktu tanpa mengganggu alur kerja mereka. Saya juga membagikan update mingguan untuk memastikan setiap orang selalu memahami hal yang sama," kata Evans.

4. Buat komunikasi lebih efisien
Daripada meminta tanggapan tertulis secara formal untuk komunikasi internal, ClickUp mendorong penggunaan emoji untuk segera merespons apa yang dikatakan rekan kerja.
Emoji bisa memberikan tambahan karakter pada teks, sehingga mengurangi terjadinya kesalahpahaman.

“Kami ingin menunjukkan seluruh diri kami untuk bekerja, termasuk merangkul gaya komunikasi baru yang lebih santai," kata Evans.

5. Fokus pada hal yang benar pada waktu yang tepat
Evans menyarankan para pemimpin untuk mengajukan pertanyaan yang tepat agar karyawan fokus pada tugas yang paling penting seperti melayani pelanggan. Misalnya, apakah kamu sedang mengerjakan tugas yang paling berdampak? Atau sedang memecahkan kebutuhan perusahaan dan pelanggan?