Panduan Mengelola Folder dan File Secara Digital Agar Produktivitas Tim Terjaga

Berikut beberapa pertanyaan untuk memulai:

• Apa yang kalian suka dan tidak suka tentang sistem organisasi file komputer saat ini?
• Apa yang membingungkan atau sulit ditemukan?
• Bagaimana kalian meningkatkan cara pengorganisasian file? Apa yang berhasil bagi kalian di masa lalu?

Selain masukan mereka, kamu memerlukan sumber daya berikut ini:

• Alat bisnis: Komputer dan perangkat lunak untuk berbagi file online. Permudah akses file bagi semua orang dengan menyimpan semua file dan dokumen di cloud server.
• Pencatatan: Atur pengingat di kalender aplikasi. Pertimbangkan untuk menggunakan alat kolaborasi visual atau buku catatan digital untuk mengaturnya. Namun, mencatat semuanya di kertas sebagai pengingat, tetap lah berguna.
• Waktu: Setidaknya butuh waktu dua jam kecuali file yang tidak banyak. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola dan kerjakan dalam beberapa sesi jika dirasa membebani.

 Baca Juga: 5 Trik Canva untuk Meningkatkan Produktivitas di Kantor, Mempermudah Hidup!

#3. Arsipkan file dan folder lama di komputer lalu hapus dari komputer

Jika kamu memiliki file atau dokumen salinan yang tidak akan pernah kamu rujuk lagi, hapuslah. Jika kamu tidak yakin apakah akan menyimpan atau menghapusnya, taruhlah di folder bernama Arsip.

Gunakan fitur penghapus otomatis di Cloud Server. Misal, Storage Sense, yang bekerja dengan OneDrive untuk mengosongkan ruang secara otomatis.

#4. Buat struktur folder

Mulai lah mengatur folder. Pengaturan folder yang ideal akan bervariasi berdasarkan organisasi dan kebutuhannya.

Bagi organisasi dengan tenaga kerja jarak jauh atau hybrid, file yang terorganisasi dengan baik sangat penting untuk komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas.

Ingatlah bahwa rekan kerjamu mungkin akan mengakses file dari berbagai perangkat, termasuk tablet dan ponsel pintar. Jadi pikirkan juga bagaimana struktur organisasi folder akan muncul di seluruh alat reka kerja.

#5. Pilih penamaan berkas berdasarkan kesepakatan

Setelah memilih strategi organisasi folder untuk berkas digital kamu, putuskan cara menamainya. Hindari nama berkas yang samar seperti "draft1.doc".

Semakin spesifik nama file-nya, semakin mudah pencariannya. Idealnya, nama berkas kamu harus cukup terperinci sehingga kamu tahu persis isinya dalam sekejap.