3 Hal yang Harus Dilakukan agar Meeting Lebih Efektif dan Efisien, Tak Buang-Buang Waktu!

Pejuangkantoran.com - Meeting itu penting dilakukan agar semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama dan mendapatkan progress terhadap pekerjaan yang dijalani.

Namun, tak semua harus di-meeting-kan. Sayangnya, tak semua orang menyadari hal tersebut.

Mungkin saja orang yang sering mengadakan meeting “tak jelas” hanya melakukan apa yang dilihatnya berulang kali atau bahkan mungkin dilatih untuk melakukannya.

Kamu sebaiknya jangan melakukan hal yang sama. Kamu sebaiknya menemukan cara untuk membuat meeting lebih efektif dan efisien.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan.

1. Pastikan meeting memiliki agenda

Ini adalah salah satu cara terbesar untuk meningkatkan produktivitas saat meeting.

Kamu mungkin berpikir tahu apa yang harus dibicarakan, tetapi tidak semua orang yang datang ke meeting akan melakukannya.

Kirimkan agenda meeting setidaknya 24 jam sebelum dimulai, yang akan mendorong peserta untuk benar-benar memikirkan apa yang ingin disampaikannya saat rapat nanti.

Baca Juga: 7 Tips agar Meeting Empat Mata dengan Atasan Bisa Jadi Kesempatan Meningkatkan Karirmu

Selain itu, kamu dapat meminta masukan dari peserta, yaitu dengan meminta pertanyaan atau tantangan yang dihadapi, untuk disampaikan saat meeting.

Jika dilakukan dengan benar, ini dapat membantu orang lain untuk menjadi peserta yang lebih aktif dan bahkan bersemangat melakukannya.

2. Pilih orang untuk menindaklanjuti hasil meeting

Kabar buruknya, tak semua orang benar-benar melakukan apa yang diminta atau dihasilkan dari meeting yang dihadirinya.

Satu-satunya cara terbaik untuk menghentikan hal ini terjadi adalah dengan memastikan seseorang ditugaskan untuk menindaklanjuti setiap tugas yang diberikan.

Meskipun dipopulerkan oleh Jobs di Apple, memiliki directly responsible individual atau DRI adalah praktik standar di banyak perusahaan saat ini.