3 Hal yang Harus Dilakukan agar Meeting Lebih Efektif dan Efisien, Tak Buang-Buang Waktu!

Ini karena setiap tindakan seharusnya memiliki hasil. Dengan begitu, meeting yang dilakukan tidak akan sia-sia.

3. Ringkas dan kirimkan catatan

Manusia adalah tempatnya lupa. Meski sudah mencatat saat meeting, tetapi ada saja peserta yang mungkin lupa dengan hasil rapat.

Itu sebabnya pada setiap meeting yang dijalankan, kamu harus memastikan untuk meringkas apa yang telah dibicarakan dan diputuskan di akhir rapat.

Membaca ringkasan tersebut memungkinkan tim untuk melihat bagaimana pekerjaan yang dijalani bergerak maju.

Jika kamu sudah menunjuk seorang DRI untuk membuat catatan rapat, minta dia untuk segera mengirimkan kepada seluruh peserta setelah rapat selesai. Paling cepat waktu dalam satu jam dan selambat-lambatnya di akhir hari.

Baca Juga: Tipe-Tipe Remote Meeting yang Bisa Dilakukan Sesuai Kebutuhan Agenda Rapat

Ingatkan orang tersebut untuk membuat catatan sesingkat mungkin, sambil tetap menekankan tentang informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Sertakan juga nama-nama orang yang ditugaskan untuk menindaklanjuti penerapan keputusan atau menyelesaikan tugas.

Cara-cara ini akan memberi tim kesempatan terbaik untuk benar-benar mencapai apa yang telah direncanakan sebelum kamu bertemu lagi dengan mereka dalam meeting selanjutnya.

Jika kamu melakukannya, bisa dipastikan meeting akan lebih efektif, efisien, dan bukan tidak mungkin menyenangkan untuk semua orang. (Elga Windasari) ***