Pejuangkantoran.com – Membuat folder file dan mengelolanya adalah keterampilan mendasar bagi semua orang. Karena pada dasarnya, semua orang selalu berhubungan dengan aneka dokumen, baik itu pribadi maupun profesional.
Dan membuat dan mengelola folder ini menjadi salah satu isu yang cukup banyak dijumpai jika dikaitkan dengan dokumen tadi.
Menurut microsoft.com dalam lamannya, 57 persen pekerja kantoran di Amerika Serikat menyebutkan bahwa salah satu dari tiga maslah besar mereka adalah kesulitan dalam menemukan file dan dokumen.
Namun tak perlu khawatir, membuat folder dan mengelolanya itu bisa dipelajari dengan mudah. Kuncinya adalah membuat suatu sistem, mengomunikasikannya dengan jelas kepada seluruh orang di organisasi, dan konsisten.
Berikut ini panduannya:
Baca Juga: 10 Hack Harian di Kantor Untuk Meningkatkan Produktivitas Kerjamu
#1. Tetapkan tujuan untuk organisasi file digital
Mengelola folder file dapat mengacaukan hidupmu jika kamu mengabaikannya. Jadi mulailah dengan spesifik tentang apa yang ingin kamu capai.
Mulailah dengan mengajukan beberapa pertanyaan awal:
- Siapa yang perlu memahami sistem organisasi file digitalmu? Semua orang sudah pasti jawabannya, namun pertimbangkan kebutuhan orang-orang yang tidak terlalu paham teknologi dan mereka yang hanya sesekali mengakses file-mu.
- Kapan kamu akan memulai proyek ini, dan berapa banyak waktu yang dapat kamu habiskan?
- Bagaimana kamu tahu bahwa kamu sudah berhasil?
Contohnya: “Meskipun seluruh 20 karyawan kami perlu memahami sistem organisasi file digital baru kami, namun kami akan memprioritaskan penulis dan desainer grafis. Ini karena merekalah yang membuat file. Manajer kantor akan mengalokasikan satu jam per pekan untuk proyek tersebut. Kami akan tahu bahwa organisasi file digital ini berhasil jika manajer proyek dapat menemukan file terbaru untuk proyek klien dengan lebih cepat dan mudah.”
#2. Dapatkan masukan tentang metode organisasi file saat ini
Pembenahan organisasi folder dan file ini memberi tim kamu akses ke sumber daya yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Tentu saja dibarengi dengan alat produktivitas kerja.
Berbicaralah dengan tim leadership di organisasimu, dan pahami prioritas dan permasalahan mereka. Jika kamu punya waktu, mintalah masukan dari seluruh anggota tim.