Pejuangkantoran.com – Salah satu penyebab penafsiran yang salah dalam komunikasi di kantor atau tempat kerja adalah karena tidak adanya konfirmasi dari penerima pesan.
Tanpa adanya konfirmasi, komunikasi hanya terjadi satu arah tanpa adanya pertanyaan, klarifikasi, atau rekapitulasi.
Tanpa adanya hal-hal tersebut, maka sangat mungkin terjadiya ketidak jelasan yang bisa menimbulkan misintepretation atau salah tafsir.
Pada dasarnya, konfirmasi adalah bentuk respon untuk menyatakan bahwa suatu informasi atau perintah telah diterima dan dipahami. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahpahaman.
Misal:
- Bagian keuangan menyampaikan, "Budget quarter ketiga untuk perjalanan dinas dibatasi hanya untuk 2 orang dan maksimal 3 hari kerja."
- Bagian sales menjawab, "Baik. Kami akan mengubah rencana perjalanan dinas dengan membatasi 2 tenaga sales untuk maskimal 3 hari kerja untuk quarter ketiga."
Konfirmasi membantu memastikan bahwa komunikasi berjalan dua arah dan tidak ada informasi yang terlewat atau disalahpahami, seperti contoh di atas.
Baca Juga: 4 Template Dokumen Yang Bisa Kamu Pakai Untuk Menghindari Salah Tafsir Atau Misintepretation
Penerapan Secara Profesional
Oleh karena itu, menerapkan konfirmasi yang profesional dalam urusan pekerjaan sangat penting untuk membangun komunikasi yang jelas, mencegah kesalahan, dan menunjukkan sikap tanggung jawab.
Berikut adalah panduan dan contoh penerapannya:
- Dengarkan atau baca instruksi dengan teliti
Sebelum memberikan konfirmasi, pastikan kamu memahami benar apa yang diminta. Jangan terburu-buru menjawab tanpa memastikan isi pesannya. Baca dengan seksama pesan yang kamu terima.
- Gunakan bahasa formal dan sopan
Gunakan kalimat yang jelas, sopan, dan sesuai dengan situasi pekerjaan. Hindari bahasa santai yang terlalu pribadi, kecuali jika konteksnya informal.
- Ulangi poin penting yang dikonfirmasi
dengan mengulangi poin-poin penting yang hendak kamu konfirmasi, menunjukkan bahwa kamu memahami detail instruksi atau informasi yang diberikan.