Mulailah dengan kategori terluas di awal nama berkas, seperti tahun atau departemen, lalu berikan nama yang lebih spesifik.
#6. Tetapkan sistem untuk mengontrol
Gunakan satu file, yang disimpan di server bersama (bukan di komputer lokal seseorang), sehingga setiap orang dapat berkolaborasi secara langsung dan tidak ada kebingungan tentang file mana yang terbaru.
Gunakan perangkat lunak pengolah kata dengan perubahan yang dapat dilacak sehingga kamu memiliki catatan tentang suntingan setiap orang.
Pilihan lainnya adalah menetapkan urutan akhir nama file yang jelas dan meminta seluruh organisasi untuk mematuhinya.
Baca Juga: Tips Mengelola Tim Hybrid Secara Efektif Agar Bisa Berkembang Baik dan Produktif
#7. Atur berkas gambar secara efektif
Ada beberapa cara untuk mengatur gambar, seperti berdasarkan tahun, acara, proyek, atau departemen. Gunakan sistem pengaturan berkas digital yang sama untuk foto-foto seperti yang Anda gunakan untuk berkas dan dokumen lain.
Jika perusahaan kamu cukup sering mengadakan acara tahunan atau acara lain yang berulang, maka buatlah folder untuk setiap jenis acara.
Dengan begitu, jika acara tersebut diadakan setiap tahun, kamu dapat dengan mudah melihat gambar apa saja yang sudah pernah digunakan sebelumnya di tempat yang sama.
#8. Kelola berkas khusus pimpinan atau berkas rahasia
Buat lah perlindungan data ke dalam strategi pengelolaan berkas digital kamu. Tetapkan pengaturan berbagi pada berkas dan folder,, siapa saja yang bisa mengedit siapa yang hanya bisa membaca/melihat.
Manfaatkan layanan keamanan cloud server yang paling tangguh. Fitur-fitur berikut menawarkan kontrol terperinci dan dapat membantu kamu mengelola berkas rahasia atau sensitif dengan lebih baik: