Apa Sih Arti 'To Whom It May Concern', dan Kapan Harus Memakai Salam Pembuka Tersebut?

• Mengirim surat rekomendasi yang ditujukan secara umum. Surat rujukan terkadang bisa ditulis untuk khalayak luas tanpa menyebutkan nama tertentu.

• Mengirim email ke perusahaan besar dengan banyak departemen. Di perusahaan di mana struktur organisasinya tidak didefinisikan dengan jelas, kalimat itu memastikan pesan kamu sampai ke departemen yang tepat.

• Mengirimkan pertanyaan umum untuk prospek bisnis. Kalimat itu menjadi titik kontak awal kalau kamu menghubungi perusahaan untuk peluang bisnis tetapi tidak tahu siapa yang harus dituju.

Intinya, frasa ini berguna ketika penerima surat memang bersifat anonim atau tidak spesifik. Dalam kondisi seperti itu, kalau kamu memaksakan menyebut nama tertentu biasanya malah bisa salah alamat.

Beda halnya kalau kamu menulis email pada seseorang yang berpotensi punya hubungan jangka panjang dengan kamu, seperti calon atasan, rekruter, atau mitra kerja.

Kalau situasinya seperti ini, mencari nama penerima surat sifatnya wajib. Kalau kamu belum menemukan nama orangnya, lebih baik sebutkan jabatannya.

Contohnya, “Dear Hiring Manager” atau “Dear Executive Editor” rasanya lebih personal dibanding “To Whom It May Concern.” Penggunaan istilah itu menunjukkan kamu setidaknya memahami struktur organisasi dan posisi yang dituju.

So, kalimat pembuka ini masih bisa dipakai, tapi dengan konteks yang tepat. Atau, jadikan saja pilihan terakhir kalau memang tidak ada cara lain untuk mengidentifikasi penerima surat.