- Tetapkan kata sandi untuk berkas dan folder.
- Berikan akses baca saja.
- Cegah orang mengunduh berkas.
- Tetapkan izin per pengguna, per berkas, atau per grup.
- Enkripsi berkas sensitif.
- Manfaatkan fitur kepatuhan.
#9. Atur sejumlah besar file berdasarkan tahun atau kuartal
Mengatur ribuan file harus efisien. Gunakan alat yang tepat.
Untuk mengurutkan file, buka folder yang berisi semua file yang ingin kamu atur, klik kanan di dalam folder, pilih Urutkan Berdasarkan, lalu pilih cara yang kamu inginkan untuk mengurutkan file: berdasarkan nama, tanggal, jenis, ukuran, atau tag.
Dari sana, atur file dari rentang waktu tertentu dengan mudah. Pisahkan folder per tahun.Lalau kamu bisa tambahkan subfolder per bulan dalam setiap folder tahunnya.
Jika kamu perlu mengganti nama banyak file, ada aplikasi untuk mengganti nama file secara massal. Beberapa di antaranya aplikasi gratis, yang memungkinkan kamu menambahkan detail ke nama file, seperti tahun.
Jika kamu memiliki terlalu banyak folder tahun, kamu selalu dapat membuat folder berjudul Arsip untuk folder dari beberapa tahun sebelumnya.
Baca Juga: Ikuti 5 Tips Menyimpan Data & File Yang Aman Di Cloud Storage, Hidupmu Akan Nyaman
#10. Beri tahu organisasimu cara mengatur berkas digital
Agar organisasi folder dan file ini berjalan baik, semua orang dalam organisasimu harus tahu memberi nama file mereka.
Adakan rapat singkat untuk memberikan panduan baru tentang pengaturan berkas dan folder atau kirim email berisi petunjuk.Atau bisa juga posting panduan tersebut ke aplikasi obrolan grup organisasimu.
Buat templat folder dan subfolder yang dapat dijadikan contoh oleh orang-orang.
Pastikan semua orang tahu untuk mencadangkan file mereka secara berkala. Simpan file ke cloud sehingga dapat diakses di mana saja.
Jika orang-orang harus menyimpan file di komputer mereka, pastikan mereka menyimpan salinan cadangannya ke cloud.